Thuộc tính của cơ sở dữ liệu

Để tạo thuộc tính đầu tiên trong cơ sở dữ liệu, hãy nhấp vào Thêm thuộc tính. Đặt tên cho thuộc tính của bạn, sau đó chọn loại thuộc tính.

Để thêm thuộc tính vào cơ sở dữ liệu đã có sẵn các thuộc tính:

• Chọn + bên cạnh thuộc tính nằm ngoài cùng bên phải. Đặt tên cho thuộc tính của bạn, sau đó chọn loại thuộc tính.

• Trong chế độ xem bảng biểu, hãy nhấp vào một thuộc tính hiện có → Chèn sang trái hoặc Chèn sang phải tùy thuộc vào vị trí bạn muốn thuộc tính mới của mình xuất hiện trong bảng. Đặt tên cho thuộc tính của bạn, sau đó chọn loại thuộc tính.

Để quản lý và chỉnh sửa các thuộc tính của cơ sở dữ liệu, hãy mở menu cài đặt ở trên cùng màn hình cơ sở dữ liệu và chọn Chỉnh sửa thuộc tính.

Từ đây, bạn có thể:

• Tìm kiếm thuộc tính.

• Tạo Thuộc tính mới.

• Nhấp vào các thuộc tính cụ thể để chỉnh sửa chúng. Bạn có thể điều chỉnh cài đặt dành riêng cho thuộc tính (ví dụ: bạn có thể ngắt dòng thuộc tính văn bản), nhân bản thuộc tính hoặc xóa thuộc tính.

Bạn cũng có thể chỉnh sửa từng thuộc tính bằng cách nhấp trực tiếp vào chúng trong cơ sở dữ liệu của mình. Thao tác này sẽ mở ra một menu nơi bạn có thể chỉnh sửa tên thuộc tính, lọc hoặc sắp xếp theo thuộc tính đó, chạy các phép tính, v.v.

Nếu bạn muốn ẩn hoặc hiển thị thuộc tính cụ thể trong chế độ xem cơ sở dữ liệu:

1. Mở menu cài đặt ở đầu cơ sở dữ liệu của bạn.

2. Chọn Chế độ hiển thị thuộc tính.

3. Chọn biểu tượng 👁️ ở bên cạnh một thuộc tính để ẩn hoặc hiển thị thuộc tính đó.

Bất kỳ dữ liệu nào được đưa vào một thuộc tính đều được gọi là giá trị. Cách bạn chỉnh sửa giá trị sẽ khác nhau đối với từng loại thuộc tính. Dưới đây chỉ là một vài ví dụ:

• Đối với thuộc tính Chọn và Đa lựa chọn, bạn sẽ được nhắc thêm thẻ bằng cách nhập những gì bạn muốn rồi nhấn Enter sau mỗi thẻ. Màu sắc được gán ngẫu nhiên.

  • Bạn có thể các thẻ duy nhất vào những menu này với số lượng tùy ý.

  • Chỉnh sửa tên và màu thẻ hoặc xóa thẻ bằng cách nhấp vào trường thuộc tính (ví dụ: ô trong bảng), sau đó biểu tượng ••• sẽ xuất hiện ở bên phải khi bạn di chuột qua bất kỳ thuộc tính nào.

  • Sắp xếp lại thứ tự thẻ bằng lấy biểu tượng ⋮⋮ sang bên phải và kéo.

• Đối với thuộc tính Ngày, thao tác nhấp để thêm dữ liệu sẽ hiển thị công cụ chọn ngày của chúng tôi. Tại đây, bạn có thể chọn ngày liên quan đến mục cơ sở dữ liệu – có thể là ngày hoặc hạn chót của sự kiện.

  • Nhấp vào Lời nhắc để đặt lời nhắc trong thuộc tính này, và lời nhắc này sẽ gửi thông báo cho bạn vào ngày, giờ nhất định.

  • Bật tùy chọn Ngày kết thúc để xác định phạm vi ngày trong thuộc tính này.

  • Bật tùy chọn Bao gồm thời gian để chọn giờ chính xác, ngoài chọn ngày.

  • Nhấp vào Định dạng ngày và múi giờ để điều chỉnh các cài đặt này.

  • Nhấp vào Xóa để xóa bất cứ giá trị nào trong thuộc tính ngày.

• Đối với thuộc tính Tệp & phương tiện, khi nhấp vào trường được cung cấp, bạn sẽ được yêu cầu tải tệp lên hoặc dán liên kết để nhúng tệp.

  • Bạn cũng có thể kéo tệp từ máy tính vào thuộc tính để tải tệp đó lên.

  • Bạn có thể thêm cùng lúc nhiều tệp vào bất kỳ trường nào.

  • Nhấp vào ••• ở bên phải tệp đã tải lên để Xóa, Tải xuống, xem Toàn màn mình hoặc Xem bản gốc.

  • Sử dụng biểu tượng ⋮⋮ ở bên trái tệp đã tải lên để kéo và sắp xếp lại tệp.

• Trong thuộc tính Người, bạn có thể gắn thẻ thành viên khác hoặc gắn thẻ khách trong không gian làm việc của mình.

  • Chỉ cần nhập tên của họ và nhấn Enter sau mỗi lần nhập.

  • Để xóa bất kỳ ai được gắn thẻ, hãy nhấp vào họ, sau đó nhấp vào X bên cạnh tên của họ.

• Giá trị sẽ tự động xuất hiện cho các thuộc tính sau: Thời gian tạo, Được tạo bởi, Lần chỉnh sửa gần nhất, Chỉnh sửa gần nhất bởi.

• Bạn chỉ cần nhập hoặc dán giá trị cho các thuộc tính URL, Email, Điện thoại và Số, giống như với thuộc tính Văn bản.

• Quy trình chỉnh sửa giá trị cho thuộc tính Quan hệ và Rollup đòi hỏi phải thực hiện nhiều bước.

Để giữ cho cơ sở dữ liệu nhanh và đáng tin cậy, mỗi cơ sở dữ liệu có thể có tối đa 500 thuộc tính. Nếu bạn đạt đến giới hạn này, bạn sẽ không thể thêm thuộc tính mới cho đến khi xóa bớt một số thuộc tính.

Khi bạn cố gắng thêm một thuộc tính vượt quá giới hạn này, bạn sẽ thấy thông báo lỗi và thuộc tính mới sẽ không được tạo.

Nếu bạn đạt đến giới hạn, hãy thử các bước sau:

• Xóa các thuộc tính không sử dụng mà bạn không còn cần nữa.

• Hợp nhất các thuộc tính tương tự (ví dụ: kết hợp nhiều thuộc tính “Trạng thái” hoặc “Danh mục”).

Để giúp bạn phân biệt trực quan các mục trong cơ sở dữ liệu với nhau, bạn có thể gán màu cho các trang cơ sở dữ liệu dựa trên các điều kiện nhất định. Ví dụ: có thể bạn muốn tất cả các nhiệm vụ quá hạn trong cơ sở dữ liệu nhiệm vụ được hiển thị bằng màu đỏ.

Để áp dụng màu có điều kiện cho chế độ xem cơ sở dữ liệu:

1. Chọn biểu tượng thanh trượt ở đầu chế độ xem cơ sở dữ liệu của bạn.

2. Trong Cài đặt chế độ xem, chọn Màu có điều kiện.

3. Chọn Cài đặt màu mới.

4. Chọn thuộc tính cơ sở dữ liệu mà bạn muốn dùng để tô màu.

5. Mở menu thả xuống bên cạnh tên thuộc tính của bạn và đặt quy tắc cho cài đặt màu của bạn.

6. Chọn màu Nền trang.

   • Nếu áp dụng được, các trang cơ sở dữ liệu của bạn sẽ mặc định khớp với màu của các giá trị thuộc tính được liên kết với chúng. Ví dụ: nếu thuộc tính ưu tiên của bạn có P0 màu đỏ và P1 màu cam và bạn đang tô màu cơ sở dữ liệu theo mức độ ưu tiên, tất cả các trang P0 sẽ được hiển thị bằng màu đỏ và tất cả các trang P1 sẽ được hiển thị bằng màu cam. Bạn có thể thay đổi điều này bất cứ lúc nào!

7. Nếu bạn đang ở chế độ xem bảng biểu, hãy mở menu bên cạnh Áp dụng cho và chọn xem bạn muốn áp dụng màu cho toàn bộ hàng hay chỉ thuộc tính mà quy tắc của bạn áp dụng.

8. Chọn Thêm mục khác để tạo thêm các điều kiện màu cho chế độ xem cơ sở dữ liệu của bạn.

• Màu có điều kiện khả dụng trên các chế độ xem sau:

  • Bảng biểu

  • Lịch

  • Dòng thời gian

  • Danh sách

  • Bảng

  • Bảng tin

• Màu có điều kiện có thể được áp dụng dựa trên các thuộc tính sau:

  • Chọn

  • Đa lựa chọn

  • Trạng thái

  • Tiêu đề

  • Văn bản

  • Số

  • Ngày

  • Người

  • Hộp kiểm

  • Công thức

  • Quan hệ

  • Rollup

• Các cài đặt màu có điều kiện được tạo ở cấp chế độ xem. Các chế độ xem cơ sở dữ liệu khác nhau có thể có các cài đặt màu có điều kiện khác nhau và các cài đặt màu có điều kiện được áp dụng cho một chế độ xem cơ sở dữ liệu sẽ không tự động áp dụng cho các chế độ xem khác của cơ sở dữ liệu đó. Tuy nhiên, khi bạn nhân bản một chế độ xem, các cài đặt màu của nó cũng sẽ được nhân bản.

• Màu có điều kiện áp dụng ở cấp trang; hiện tại, bạn không thể tô màu các thuộc tính cụ thể trong một trang hoặc thẻ. Màu áp dụng cho toàn bộ nền của trang.

• Để áp dụng màu có điều kiện cho một thuộc tính chứ không phải toàn bộ trang cơ sở dữ liệu, bạn phải ở trong chế độ xem bảng biểu của cơ sở dữ liệu.

Để xóa một cài đặt màu sắc:

1. Chọn biểu tượng thanh trượt ở đầu chế độ xem cơ sở dữ liệu của bạn.

2. Trong Cài đặt chế độ xem, chọn Màu có điều kiện.

3. Chọn 🗑️ bên cạnh cài đặt bạn muốn xóa.

Bạn có thể bình luận trong các thuộc tính cơ sở dữ liệu khi và chỉ khi bạn đang ở chế độ xem bảng biểu hoặc khi trang cơ sở dữ liệu đang mở.

Để bình luận về một thuộc tính khi ở chế độ xem bảng:

1. Di chuột lên thuộc tính cho một mục cơ sở dữ liệu.

2. Chọn biểu tượng 💬 xuất hiện.

3. Nhập bình luận của bạn.

Để bình luận về một thuộc tính khi đang ở trong một trang cơ sở dữ liệu:

1. Di chuột lên thuộc tính.

2. Chọn biểu tượng 💬 xuất hiện hoặc chọn ⋮⋮ ở bên trái của thuộc tính → Bình luận.

3. Nhập bình luận của bạn.

Sau khi bình luận được tạo, bạn sẽ thấy 💬 bên cạnh thuộc tính mà bình luận đó được đính kèm. Bạn có thể chọn 💬 để xem bình luận và tham gia vào cuộc trò chuyện.

Bạn có thể gán các cấp độ truy cập cụ thể cho những người được đề cập trong thuộc tính người hoặc thuộc tính Được tạo bởi trong một trang cơ sở dữ liệu. Tìm hiểu thêm về điều này tại đây →