Modelo de responsabilidad compartida

Este Modelo de responsabilidad compartida garantiza que tanto Notion como sus clientes contribuyan a que el uso del espacio de trabajo sea seguro y eficaz.

Consultad el MSA y el DPA de Notion para conocer los términos definidos.

Notion es un espacio único donde podéis pensar, escribir y planificar. Al ser un espacio todo en uno que permite a los usuarios crear sus propias herramientas para realizar su trabajo de la mejor manera, los usuarios confían a Notion su información profesional y personal y, a través de Conexiones y funciones de IA, el acceso a la información almacenada en otros sistemas.

Un Modelo de responsabilidad compartida (SRM, por sus siglas en inglés) es un marco que describe la división de responsabilidades entre un proveedor de servicios y sus usuarios. Define claramente qué tareas operativas y de seguridad son gestionadas por cada parte.

Este documento describe las responsabilidades compartidas entre Notion y sus clientes a la hora de proteger y mantener la seguridad de los sistemas, las cuentas de usuario y el espacio de trabajo de Notion.

El SRM de Notion proporciona claridad tanto a Notion como a sus clientes sobre qué parte es responsable de procesos, operaciones o controles específicos. Esto permite a Notion centrarse en las áreas en las que mejor podemos proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los sistemas de Notion, y asumir la responsabilidad de las mismas, al tiempo que identifica dónde los clientes están mejor posicionados para proteger sus propias cuentas, espacio de trabajo y datos de cliente. En general, esto mejora la seguridad y la eficiencia en la protección de los sistemas y cuentas de Notion.

El SRM también promueve la transparencia en la forma en que se prestan los servicios de Notion, proporcionando a los clientes la información que necesitan para evaluar a Notion dentro de sus propios procesos de riesgo y garantía, y apoyando tanto a Notion como a sus clientes en el cumplimiento de sus respectivas obligaciones en virtud de la normativa local, regional, nacional e internacional aplicable.

En resumen: Notion es responsable de crear, operar y proteger la arquitectura del servicio de Notion. Los clientes son responsables de cómo configuran y utilizan dicho servicio, incluida la protección de sus credenciales, la gestión de quién tiene acceso a su espacio de trabajo y datos de cliente, y el cumplimiento de la Política de contenido y uso y otros términos pertinentes.

Algunas de las responsabilidades descritas en este documento solo pueden ser llevadas a cabo por clientes con permisos elevados en un espacio de trabajo u organización. Es responsabilidad del usuario asignar dichos permisos de forma adecuada.

Las herramientas disponibles para cumplir con una responsabilidad determinada varían según el plan. Cuando una funcionalidad está limitada a planes de suscripción específicos, los clientes que dispongan de planes de suscripción sin dicha funcionalidad seguirán siendo responsables del resultado subyacente y deberán considerar controles alternativos.

Notion proporciona los métodos de autenticación y los controles administrativos que rigen cómo inician sesión las personas en Notion y cómo se concede y revoca el acceso al Espacio de trabajo. Los clientes son responsables de seleccionar y configurar los controles adecuados para su organización, así como de proteger las credenciales utilizadas para acceder a sus cuentas.

Responsabilidades de Notion

• Proporcionar y operar métodos de autenticación, incluidos el inicio de sesión con correo electrónico y contraseña, Google y Apple, y el inicio de sesión único (SSO) SAML 2.0 para Espacios de trabajo en los planes Business y Enterprise.

• Proporcionar autenticación de dos factores para las cuentas que inician sesión con contraseña, mediante una aplicación de autenticación o un código por mensaje de texto.

• Proporcionar APIs SCIM que permitan a las organizaciones Enterprise automatizar la creación, actualización y eliminación de usuarios desde su proveedor de identidad.

• Proporcionar controles administrativos que regulen la duración de la sesión, el cierre de sesión forzado, el restablecimiento de contraseña, la suspensión de cuenta y la verificación de dominio.

• Requerir una prueba verificada de la propiedad del dominio antes de que este pueda utilizarse para controlar cómo sus usuarios inician sesión en Notion.

• Revocar el acceso de un usuario a los Datos del cliente cuando dicho usuario sea eliminado del Espacio de trabajo. Proporcionar controles que permitan a una organización finalizar sesiones y restablecer credenciales en todos sus usuarios gestionados.

• Mantener controles de acceso con privilegios mínimos en toda la infraestructura de Notion y exigir que los empleados y contratistas de Notion estén sujetos a obligaciones de confidencialidad.

• Acceder a los Datos del cliente con fines de soporte solo cuando un usuario o propietario del Espacio de trabajo haya otorgado su consentimiento, y hacer que dicho consentimiento expire automáticamente tras un periodo definido.

Responsabilidades del usuario

• Proteger las credenciales de inicio de sesión, utilizar contraseñas seguras y únicas, y evitar su reutilización en otros servicios.

• Mantener cuentas individuales en lugar de cuentas compartidas, y no compartir la información de inicio de sesión.

• Utilizar la autenticación de dos factores en las cuentas que inician sesión con contraseña.

• Actualizar las credenciales de acuerdo con la política interna y de forma inmediata cuando se identifique una brecha de seguridad externa.

• Seleccionar y configurar los métodos de autenticación adecuados para la organización, incluyendo si se aplica el inicio de sesión único (SSO).

• Asegurarse de que el acceso al espacio de trabajo se limite a los usuarios previstos y de que el acceso se elimine rápidamente cuando alguien se marche o cambie de rol. El aprovisionamiento automático requiere SCIM; cuando no se utiliza, la eliminación es un proceso manual.

• Establecer la duración de la sesión de acuerdo con la política interna y mantener un procedimiento de recuperación en caso de pérdida de acceso al proveedor de identidad.

• Controlar si el Soporte de Notion puede acceder a una cuenta o al Espacio de trabajo, y revocar dicho acceso cuando ya no sea necesario.

Notion proporciona el modelo de permisos que determina lo que un usuario autenticado puede ver y hacer, junto con controles administrativos que establecen los límites para compartir. Los clientes son responsables de decidir cómo se aplica ese modelo a sus Datos del cliente y de revisar el acceso resultante.

Responsabilidades de Notion

• Proporcionar un modelo de permisos que funcione a nivel de espacio de trabajo, Espacio de equipo, página y base de datos, incluyendo grupos de permisos, y aplicarlo de forma coherente en todo el producto.

• Proporcionar un acceso diferenciado para miembros e invitados, de modo que se pueda conceder a los colaboradores externos acceso a Datos del cliente específicos en lugar de a todo un Espacio de trabajo.

• Proporcionar controles administrativos que permitan a una organización restringir el uso compartido de páginas públicas, el acceso de invitados, la exportación y el movimiento o duplicación de páginas a otros Espacios de trabajo.

• Proporcionar controles que regulen quién puede publicar los Datos del cliente en la web, incluyendo Notion Sites, formularios y /enlaces públicos.

• Proporcionad herramientas de visibilidad que permitan a una organización identificar quién tiene acceso a una página, qué páginas se comparten externamente o se publican en la web, y modificar dichos permisos.

• Respetad los permisos configurados del Espacio de trabajo al proporcionar funciones de IA y búsqueda.

Responsabilidades del usuario

• Determinad el nivel de acceso adecuado para los Datos del cliente y aplicad los permisos en consecuencia.

• Decidid si se permiten la colaboración externa y la publicación pública, y configurad los controles disponibles para reflejar esa decisión.

• Comprended cómo se hereda el acceso. El acceso concedido a una página se extiende por defecto a las páginas anidadas en ella, y el acceso concedido a través de múltiples rutas se resuelve al nivel más alto concedido.

• Revisad el acceso periódicamente, incluidos los miembros del Espacio de trabajo, los invitados, los grupos de permisos, los Datos del cliente compartidos externamente y los Datos del cliente publicados en la web.

• Eliminad el acceso a los Datos del cliente cuando finalice la participación de un colaborador, incluidos los invitados y los colaboradores externos cuyo acceso no se gestione a través del proveedor de identidad de la organización.

• Aseguraos de que los Datos del cliente publicados en la web estén destinados a una audiencia pública y configurad opciones como la Indexación en motores de búsqueda en consecuencia.

• Transferid los Datos del cliente almacenados de forma privada por un usuario antes de que dicho usuario se marche, o dentro del plazo limitado durante el cual la transferencia sigue siendo posible. Después de ese plazo, los Datos del cliente privados son generalmente irrecuperables, y las herramientas de transferencia solo están disponibles en el plan Enterprise.

Notion almacena y procesa los Datos del cliente en nombre de sus Clientes y los protege tanto en tránsito como en reposo. Los Clientes determinan qué datos se incluyen en Notion, cuánto tiempo se conservan y qué obligaciones legales les corresponden.

Responsabilidades de Notion

• Procesad los Datos del cliente de acuerdo con el Acuerdo de suscripción principal, el Anexo de procesamiento de datos y la legislación de protección de datos aplicable.

• Cifrad los Datos del cliente en reposo utilizando AES-256 o un algoritmo estándar del sector que proporcione una seguridad equivalente o superior, incluido en el almacenamiento en la nube, las tablas de la base de datos y las copias de seguridad, y cifrad los datos en tránsito utilizando TLS 1.2 o superior.

• Mantened y publicad una lista actualizada de subprocesadores.

• Ofreced residencia de datos para categorías definidas de Datos del cliente, permitiendo a las organizaciones elegibles seleccionar la región en la que se almacenan dichos datos en reposo.

• Absteneos de utilizar los Datos del cliente para entrenar los modelos de aprendizaje automático de Notion y prohibid contractualmente a los subprocesadores de IA que lo hagan sin el consentimiento explícito del cliente.

• Proporcionad una funcionalidad que permita a los Clientes exportar, conservar y eliminar sus Datos del cliente, y eliminad los Datos del cliente al finalizar el contrato de acuerdo con el mismo.

• Formalizad un Anexo de procesamiento de datos y, cuando proceda, un Acuerdo de socio comercial con los clientes que lo requieran.

Responsabilidades del usuario

• Determinad qué datos es apropiado almacenar en Notion y aseguraos de que los datos regulados solo se almacenen cuando existan los acuerdos y la configuración necesarios.

• Estableced y aplicad prácticas de retención, y eliminad los Datos del Cliente que ya no son necesarios.

• Configurar los ajustes de retención y eliminación disponibles en el producto para reflejar la política interna.

• Enviar Datos de Cuenta completos y precisos, y corregirlos puntualmente cuando se identifiquen errores.

• Cumplir con las obligaciones que corresponden al responsable del tratamiento de los datos personales almacenados en un Espacio de trabajo, incluyendo proporcionar información sobre privacidad a las personas, establecer una base legal para el tratamiento y responder a las solicitudes de los interesados relativas a los Datos del Cliente.

• Determinar si se requiere una región de residencia de datos específica, solicitarla cuando sea necesario y comprender qué categorías de datos y qué productos de Notion quedan fuera de ese ámbito.

• Revisar la lista de subprocesadores de Notion.

Notion opera la infraestructura que mantiene el Servicio disponible y mantiene copias de seguridad de dicha infraestructura con el fin de recuperar el Servicio. Los Clientes son responsables de recuperar sus propios Datos del Cliente utilizando las herramientas que proporciona Notion, y de mantener una copia independiente de dichos Datos del Cliente cuando sus propias obligaciones así lo requieran.

Responsabilidades de Notion

• Operar el Servicio de Notion de acuerdo con los compromisos de disponibilidad establecidos en los Términos de Nivel de Servicio, utilizando una infraestructura redundante en múltiples zonas de disponibilidad.

• Publicar el Estado del Servicio.

• Mantener copias de seguridad de los Datos del Cliente automatizadas, cifradas y supervisadas.

• Almacenar las copias de seguridad de acuerdo con el mapeo de regiones de copia de seguridad publicado por Notion para la región de residencia de datos seleccionada. La residencia de datos se aplica únicamente a las categorías definidas de Datos del Cliente.

• Mantener y probar periódicamente los planes de recuperación ante desastres y de continuidad del negocio.

• Proporcionar herramientas de recuperación integradas en el producto, incluyendo la Papelera y el historial de versiones, que permitan a los Clientes restaurar los Datos del Cliente por sí mismos.

• Proporcionar una funcionalidad de exportación que permita a los Clientes obtener una copia de sus Datos del Cliente.

Responsabilidades del usuario

• Recuperar páginas individuales y Datos del Cliente utilizando la Papelera y el historial de versiones, dentro de los periodos de retención aplicables al plan del Usuario.

• Configurar los ajustes de retención de los Datos del Cliente, cuando estén disponibles, para reflejar la política interna.

• Mantener una copia independiente de los Datos del Cliente cuando la política interna, los compromisos contractuales o la normativa exijan una retención superior a la que ofrece el producto, o requieran una copia almacenada fuera de Notion.

• Generar exportaciones según una programación adecuada a dichos requisitos y verificar que las exportaciones estén completas. Los Datos del Cliente a los que la cuenta que realiza la exportación no pueda acceder no se incluirán en la exportación.

• Recuperar las exportaciones dentro del periodo en que el enlace de descarga permanezca válido.

• Planificar la posibilidad de indisponibilidad del servicio como parte de los propios acuerdos de continuidad del negocio del Usuario.

Qué son y qué no son las copias de seguridad de Notion

Las copias de seguridad de Notion existen para restaurar el Servicio Notion. No son un punto de restauración orientado al cliente y no pueden utilizarse para devolver un Espacio de trabajo a su estado en un momento determinado. La recuperación de los Datos del Cliente individuales la realizan los propios Clientes a través de la Papelera y el historial de versiones. Una vez que los Datos del Cliente han superado los períodos aplicables de la Papelera y de retención, se eliminan y no pueden restaurarse. Los Clientes no deben depender del Soporte como mecanismo de conservación de datos.

Una exportación genera una copia portátil de los Datos del Cliente en formatos como HTML, markdown, CSV o PDF, dependiendo del tipo de exportación y del plan. No es una copia de seguridad completa del Espacio de trabajo: importar los Datos del Cliente exportados no recreará los permisos, la configuración o la configuración completa original del Espacio de trabajo, y puede requerir una reestructuración manual.

Notion genera registros de la actividad relevante dentro de un Espacio de trabajo y los pone a disposición de la organización. Los Clientes son responsables de revisar dichos registros, conservarlos cuando sea necesario y actuar sobre lo que muestran.

Responsabilidades de Notion

• Registrar los eventos de seguridad y de protección que se produzcan en los Espacios de trabajo de una organización, incluyendo el actor, la acción, el momento y, cuando esté disponible, la dirección IP.

• Conservar el historial del registro de auditoría dentro del producto durante un período definido, y proporcionar mecanismos de exportación y transmisión para que los Clientes puedan conservarlo durante más tiempo.

• Proporcionar un medio para transmitir eventos a la propia plataforma de supervisión de seguridad del Usuario en tiempo real, y admitir conexiones a herramientas de prevención de pérdida de datos.

• Supervisar la propia infraestructura, redes y sistemas de Notion en busca de actividad maliciosa, y mantener el registro interno de dichos sistemas.

Responsabilidades del usuario

• Revisar la actividad del registro de auditoría, e investigar y actuar sobre la actividad que parezca inesperada o no autorizada.

• Conservar los datos de registro durante el período requerido por la propia política o normativa interna del Cliente, exportando o transmitiendo los eventos antes de que superen el período de retención.

• Configurar la supervisión, las alertas y cualquier conexión de seguridad o cumplimiento en el propio entorno del Usuario, y asegurarse de que dichas integraciones permanezcan operativas.

• Definir qué constituye una actividad sospechosa en el contexto de la organización y asignar la responsabilidad de revisarla.

• Informar a Notion sobre actividades sospechosas cuando puedan indicar un compromiso del Servicio.

Qué cubre y qué no cubre el registro de auditoría

El registro de auditoría graba eventos. Las entradas de registro y las cargas útiles transmitidas describen las acciones realizadas y por quién; no contienen los Datos del Cliente de las páginas.

La grabación del registro de auditoría comienza cuando una organización cumple los requisitos para la función. La actividad que tuvo lugar anteriormente no está disponible de forma retroactiva.

Notion desarrolla, opera y mantiene el Servicio Notion y la infraestructura sobre la que se ejecuta, incluida la seguridad y la aplicación de parches a dicha infraestructura. Los Clientes son responsables de los entornos desde los que acceden a Notion.

Responsabilidades de Notion

• Desarrollar, probar, aplicar parches y mantener la aplicación Notion y la infraestructura que la soporta. Las actualizaciones del Servicio son aplicadas por Notion y no requieren ninguna acción por parte de los Clientes.

• Llevad a cabo el modelado de amenazas y las revisiones de diseño seguro para los nuevos lanzamientos, y realizad auditorías de código, revisiones de código y análisis de seguridad de la base de código.

• Encargad pruebas de penetración independientes anuales.

• Implementad y gestionad la seguridad de la red en todos los sistemas de Notion.

• Monitorizad la infraestructura, las redes y los activos de Notion en busca de actividad maliciosa.

• Operad un programa de divulgación de vulnerabilidades público y encargad pruebas de penetración independientes.

• Asegurad los sistemas corporativos y los dispositivos de los empleados de Notion, incluyendo el cifrado en reposo, la detección y respuesta en el Punto final y la gestión centralizada de dispositivos.

• Publicad las aplicaciones cliente de Notion y entregadles actualizaciones.

Responsabilidades del usuario

• Mantened entornos de Punto final compatibles y con los parches adecuados, incluidos los navegadores web y cualquier control que pueda impedir las actualizaciones del cliente de Notion.

• Asegurad los dispositivos y redes utilizados para acceder a Notion, de acuerdo con los propios estándares de seguridad de Punto final del Usuario.

• Cuando las actualizaciones del cliente de Notion se gestionen de forma centralizada, aseguraos de que las actualizaciones sigan aplicándose de manera oportuna. Aplazar o desactivar las actualizaciones automáticas transfiere la responsabilidad de la aplicación oportuna de parches en el cliente al Usuario.

• Aseguraos de que las configuraciones de instalación no impidan que los Usuarios reciban actualizaciones.

• Informad de las posibles vulnerabilidades en el Servicio de Notion a Notion en lugar de explotarlas o divulgarlas públicamente.

Dónde se sitúa el límite

Notion aplica parches al Servicio de Notion. Los clientes no aplican parches a Notion, y no se requiere ninguna acción por parte del cliente para las actualizaciones del lado del servidor.

Las aplicaciones cliente son diferentes. Notion publica actualizaciones, pero si un dispositivo determinado las recibe depende de cómo esté configurado y gestionado dicho dispositivo. Cuando una organización gestiona el comportamiento de instalación o actualización, mantener los clientes actualizados es responsabilidad de la organización.

Notion proporciona una API, una plataforma de integración y funciones de IA que pueden actuar sobre los Datos del Cliente y acceder a sistemas conectados. Los clientes son responsables de decidir cuáles de estas habilitar, qué acceso concederles y cómo se rigen.

Responsabilidades de Notion

• Proporcionar y mantener la API de Notion, la plataforma de integración, las conexiones y las funciones de IA.

• Respetar los permisos de usuario en Notion AI, Agente de Notion y conexiones de IA. Los agentes personalizados utilizan sus propios permisos concedidos explícitamente, que pueden diferir de los de la persona que interactúa con el agente.

• Proporcionar controles administrativos que regulen qué integraciones y herramientas de IA externas pueden instalarse, qué agentes pueden crearse y si las funciones de IA están habilitadas.

• Proporcionar controles para activar o desactivar la búsqueda en la web mediante IA y requerir confirmación antes de realizar solicitudes web externas.

• Mantener defensas diseñadas para detectar y reducir el riesgo de inyección de instrucciones, incluida la detección de instrucciones ocultas en contenido de terceros y archivos cargados, restricciones en el manejo de enlaces y comprobaciones adicionales cuando los agentes actúan de forma autónoma.

• Abstenerse de utilizar Datos del cliente para entrenar los modelos de Notion y prohibir contractualmente a los subprocesadores de IA que lo hagan sin el consentimiento explícito del cliente.

• Registrar la actividad de integración, conexión, agentes y herramientas de IA externas en el registro de auditoría.

Responsabilidades del usuario

• Decidir qué integraciones, conexiones, funciones de IA y agentes son adecuados para la organización, y configurar los controles disponibles para reflejar esa decisión.

• Revisar el acceso y las capacidades solicitados por una integración o conexión antes de autorizarla, y confirmar que el servicio de terceros cumple con los requisitos de proveedor del propio Usuario.

• Gestionar los tokens de integración internos, lo que incluye restringir su distribución, rotarlos y revocar los que ya no sean necesarios.

• Gobernar la creación y configuración de agentes, incluido a qué Datos del cliente y herramientas conectadas puede acceder cada agente, y revisar dicho acceso periódicamente.

• Los Clientes deben asegurarse de que los permisos de los agentes estén delimitados adecuadamente.

• Determinar si se pueden habilitar modelos que retienen datos para las funciones que los requieran.

• Asegurarse de que los Datos del cliente puestos a disposición de Notion a través de sistemas conectados sean adecuados para ese fin, y de que el acceso concedido en el sistema conectado esté, a su vez, correctamente delimitado.

• Informar a los Usuarios de que los Datos del cliente que se originan fuera del espacio de trabajo, incluidas las páginas web y los archivos cargados, pueden intentar influir en el comportamiento de la IA.

Lo que los clientes deben entender sobre los datos conectados

El acceso concedido a través de una conexión es tan limitado como los permisos concedidos en el sistema conectado. Notion aplica los permisos comunicados por el sistema conectado, pero no subsana los permisos excesivamente amplios del sistema de fuente.

Los cambios de permisos en los sistemas conectados se reflejan en Notion tras un intervalo de sincronización y no de forma inmediata, y los datos del cliente recién añadidos o eliminados pueden tardar tiempo en aparecer o dejar de estar disponibles.

Notion es responsable de la seguridad del servicio de Notion y de notificar a los clientes cuando un incidente afecte a sus datos del cliente. Los clientes son responsables de cómo responden a los incidentes que afecten a sus propias cuentas, espacios de trabajo y datos del cliente, incluidas las notificaciones que estén obligados a realizar.

Responsabilidades de Notion

• Mantener un plan de respuesta ante incidentes documentado y probarlo periódicamente.

• Detectar, clasificar, investigar, contener y subsanar los incidentes de seguridad que afecten a los sistemas de Notion y a los Datos del cliente que Notion almacena.

• Notificar a los clientes afectados los incidentes de seguridad de acuerdo con el Anexo de procesamiento de datos y la legislación aplicable.

• Realizar una revisión posterior al incidente, incluido el análisis de la causa raíz, y aplicar los hallazgos a los controles y al plan de respuesta de Notion.

• Publicar el estado operativo del servicio y comunicar las incidencias de disponibilidad.

• Operar un programa de divulgación de vulnerabilidades, y clasificar y remediar las vulnerabilidades notificadas.

Responsabilidades del usuario

• Informar a Notion con prontitud, a través del canal adecuado, sobre sospechas de incidentes de seguridad, cuentas comprometidas, sospechas de vulnerabilidades y uso indebido del servicio.

• Detectar y responder a los incidentes que se produzcan dentro de los espacios de trabajo y cuentas del Usuario, incluidas las credenciales comprometidas, el uso compartido inapropiado y el uso indebido por parte de Usuarios internos.

• Mantener los propios acuerdos de respuesta a incidentes del Usuario y definir quién es responsable de actuar ante la actividad identificada en Notion.

• Adoptar medidas de contención disponibles dentro del producto, incluida la eliminación del acceso, la revocación de sesiones, el restablecimiento de credenciales, la revocación de tokens de integración y la retirada de Datos del cliente publicados.

• Preservar las pruebas pertinentes, incluida la exportación de los registros de auditoría antes de que superen el periodo de retención.

• Determinar si un incidente desencadena una obligación de notificación por parte del Usuario a un regulador, cliente o persona afectada, y realizar dicha notificación.

• Mantener actualizados los datos de contacto administrativo y de seguridad para que las notificaciones de Notion lleguen a las personas adecuadas.

• Informar a Notion de las posibles vulnerabilidades en lugar de explotarlas o divulgarlas públicamente.

Qué parte detecta qué

Notion supervisa su propia infraestructura y puede detectar incidentes que afecten al Servicio. Notion no puede determinar si una acción válida en el espacio de trabajo estaba autorizada según las políticas internas del Usuario. Los clientes son responsables de supervisar la actividad del espacio de trabajo y de responder ante un uso indebido.

Esto incluye incidentes como que un miembro publique Datos del cliente confidenciales, que un empleado que se marcha exporte datos o que una credencial sea utilizada indebidamente por su titular legítimo. La detección y respuesta a estos eventos depende de la revisión que haga el Usuario de los registros de actividad y de los controles de que disponga.

Notion mantiene un programa de seguridad de la información y privacidad que es auditado de forma independiente y pone a disposición la documentación resultante. Los clientes determinan si Notion es adecuado para sus propias obligaciones normativas y lo configuran en consecuencia.

Responsabilidades de Notion

• Mantener programas de seguridad y privacidad evaluados de forma independiente de acuerdo con los ciclos de auditoría y certificación aplicables.

• Poner la documentación de cumplimiento, incluidos los informes de auditoría y las certificaciones, a disposición de los clientes y clientes potenciales a través del Notion Trust Center.

Responsabilidades del usuario

• Determinar si Notion es adecuado para los datos que el Usuario pretende almacenar y las obligaciones normativas que le son de aplicación.

• Suscribir los acuerdos necesarios para dicho uso, incluido un Anexo de procesamiento de datos o un Acuerdo de socio comercial cuando proceda.

• Aplicar la configuración requerida por dichos acuerdos, incluyendo la habilitación de cualquier ajuste específico de cumplimiento y las funciones de seguridad de las que dependen.

• Completar las propias evaluaciones del Usuario, incluyendo la evaluación de riesgos de proveedores y cualquier evaluación de impacto de protección de datos requerida por la ley.

• Revisar las certificaciones, los informes de auditoría y la lista de subprocesadores de Notion como parte de los propios procesos de garantía y gestión de cambios del Usuario.

• Demostrar a los propios auditores y reguladores del Usuario que la configuración y el uso de Notion por parte del Usuario cumplen con las obligaciones que les son aplicables.

¿Qué abarca la certificación?

Las certificaciones y los informes de auditoría de terceros independientes de Notion cubren los controles que Notion opera. No se extienden a cómo una organización individual configura o utiliza Notion.

Un espacio de trabajo que contenga datos regulados no cumple con la normativa por el mero hecho de que Notion posea una certificación. Cuando una obligación depende de la configuración, como restringir compartir, aplicar el inicio de sesión único (SSO), conservar registros de auditoría o limitar dónde se almacenan los datos, cumplirla sigue siendo responsabilidad del Usuario.

Notion establece los términos bajo los cuales se puede utilizar el servicio y los hace cumplir. Los clientes son responsables de su propio uso de Notion y de los Datos del cliente almacenados en sus Espacios de trabajo.

Responsabilidades de Notion

• Publicar y mantener la Política de contenido y uso, los Términos pertinentes y las políticas relacionadas.

• Proporcionar un mecanismo para que cualquier persona que vea una página pública de Notion pueda generar un informe de los Datos del cliente que considere prohibidos.

• Investigar los informes y eliminar los Datos del cliente o restringir el acceso cuando se identifique una infracción.

• Aplicar un mayor escrutinio a las categorías de uso asociadas con mayores tasas de abuso, y suspender o interrumpir el acceso cuando sea necesario para proteger la disponibilidad del Servicio.

Responsabilidades del Usuario

• Utilizar Notion de acuerdo con los Términos y la Política de contenido y uso, y asegurarse de que las Personas que utilizan Notion bajo la suscripción del Usuario hagan lo mismo.

• Asegurarse de que los Datos del cliente almacenados en, compartidos desde o publicados a través de Notion cumplan con dichas políticas y con la legislación aplicable.

• Moderar los Datos del cliente aportados por otros cuando el Usuario distribuya Datos del cliente generados por el usuario a través de Notion.

• Utilizar Notion dentro de su capacidad prevista, y no intentar eludir, desactivar o interferir con sus controles de seguridad.

• Realizar cualquier prueba de seguridad de Notion únicamente a través del programa de divulgación de vulnerabilidades de Notion y dentro de sus términos.

• Utilizar los canales de Soporte y de informes de buena fe.